Informatyk na etacie czy firma zewnętrzna?

Koszt etatu nie kończy się na kwocie z umowy o pracę. Dochodzą składki, sprzęt, licencje na narzędzia administracyjne, szkolenia, rekrutacja i czas kogoś, kto tę osobę wdroży — a przy pierwszym informatyku w firmie tym kimś jest zwykle właściciel, czyli najdroższy czas, jaki firma ma. To wciąż jednak arytmetyka i nie ona rozstrzyga.

Istotniejsza jest różnica w tym, co się właściwie kupuje. Etat kupuje obecność: określoną liczbę godzin w tygodniu, w których ktoś jest do dyspozycji. Umowa o obsługę kupuje zobowiązanie: zakres prac i termin, w którym ktoś odpowie — a to zobowiązanie wiąże firmę, nie konkretną osobę. Pracownik nie podpisuje własnej dostępności i nie ma jej z czego podpisać — jeśli jest na urlopie, to jest na urlopie.

W drugą stronę działa to tak samo. Etat kupuje coś, czego umowa nie daje: nierozproszoną uwagę i człowieka, który siedzi w Waszej firmie, a nie u siebie i jeszcze u kilku innych klientów. Kto tego potrzebuje, ten ma realny argument za zatrudnieniem i powinien go potraktować poważnie, a nie dać sobie wyperswadować tabelką.

Typowy układ wygląda tak: dwudziesty dzień miesiąca, serwer z programem księgowym przestaje się uruchamiać, a jedyna osoba, która zna to środowisko, jest na urlopie i odbiera telefon wieczorami. Nikt inny nie ma hasła administratora do tego serwera, bo nikt inny nigdy go nie potrzebował. Przestój nie trwa wtedy godziny — trwa tyle, ile zajmie odzyskanie dostępu do własnego systemu.

Ten scenariusz nie bierze się z niekompetencji ani ze złej woli. Bierze się stąd, że dokumentacja jest pierwszą rzeczą, która wypada z listy zadań jednej przeciążonej osoby: spisanie konfiguracji routera nie pomaga nikomu dzisiaj, a zgłoszeń na dzisiaj jest dwanaście. Po dwóch latach mapa środowiska istnieje wyłącznie w jednej pamięci i nikt w firmie nie jest w stanie sprawdzić, czego w niej brakuje.

Najdroższy wariant to jednak nie urlop, tylko wypowiedzenie. Osoba odchodząca w nie najlepszej atmosferze zabiera wiedzę, której nikt nie wyciągnie z niej w trzy tygodnie, bo nikt nie wie, o co zapytać. Odzyskiwanie kont administracyjnych po takim odejściu bywa kosztowne — i zawsze dzieje się w najgorszym momencie, bo moment wybiera ktoś inny.

Nawet dwudziestoosobowe biuro ma dziś środowisko złożone z kilku niezależnych światów. Każdy z nich zmienia się we własnym tempie, każdy ma własne pułapki i każdy wymaga uwagi, której nie da się poświęcić przy okazji.

W żadnym z nich nie da się być na bieżąco mimochodem. Jedna osoba jest zwykle w jednym lub dwóch naprawdę dobra, w kolejnych sobie radzi, a w reszcie zgaduje — i zgadywanie pozostaje niewidoczne aż do pierwszego incydentu, bo źle podzielona sieć wygląda dokładnie tak samo jak dobrze podzielona. Dostawca zewnętrzny dzieli te obszary między kompetencje, zamiast wymagać ich wszystkich od jednego kalendarza.

Są firmy, w których własny informatyk jest po prostu właściwym wyborem, i udawanie, że takich firm nie ma, byłoby sprzedażą, a nie doradztwem. Trzy sytuacje rozstrzygają to niemal same.

Pierwsza to IT wrośnięte w proces. W zakładzie produkcyjnym albo w magazynie ruszającym o szóstej rano wiedza o tym, który terminal skanuje co i dlaczego akurat ta etykieta się nie drukuje, jest warta więcej niż biegłość w Microsoft Entra ID. Tej wiedzy nie kupuje się w umowie, bo powstaje z codziennego chodzenia po hali i z rozmów, których nikt nie zgłasza jako zgłoszeń.

Druga to obecność fizyczna. Jeżeli sprzęt rotuje nieustannie, ludzie pracują na zmiany, a co drugie zgłoszenie wymaga podejścia do stanowiska, ktoś musi tam być każdego dnia. Dojazd — także nasz, po Bydgoszczy i okolicach — jest wtedy rozwiązaniem gorszym od krzesła w tym samym budynku i nie ma sensu udawać inaczej.

Trzecia to skala i wymogi formalne. Gdy pracy administracyjnej jest naprawdę na pełny etat albo gdy klient, ubezpieczyciel lub audytor wymaga, żeby ktoś po Waszej stronie codziennie pilnował dostępów, logów i zmian w systemach i osobiście za to odpowiadał, umowa zewnętrzna wyceniona na ten wolumen przestaje być tańsza i przestaje być prostsza. To moment na własny dział IT — i lepiej go rozpoznać, niż przeciągać o dwa lata.

Między etatem a outsourcingiem jest trzecia opcja i zwykle warto policzyć ją pierwszą: jedna osoba wewnątrz, blisko ludzi i procesów, oraz partner zewnętrzny z tyłu — od infrastruktury, spraw specjalistycznych i tych dni, w których tej osoby nie ma.

Podział wychodzi wtedy sam. Osoba wewnętrzna zna użytkowników i system branżowy, wie, czyje zgłoszenie jest naprawdę pilne, i jest na miejscu, kiedy trzeba podejść do biurka. Partner odpowiada za obszary, które przypisuje mu umowa — zwykle sieć, tożsamość, kopie zapasowe, bezpieczeństwo i migracje — czyli za te, w których jedna osoba i tak nie zdąży być na bieżąco. Nikt nie musi być ekspertem od wszystkiego i nikt nie jest już jedynym punktem awarii.

To także jedyny wariant, w którym wewnętrzny informatyk może rosnąć w stronę tego, co firmie daje najwięcej: automatyzacji, porządku w danych, usprawnień w procesie. Zamiast spędzać czwartkowe popołudnia na czytaniu dokumentacji firewalla, którego dotyka trzy razy w roku, zajmuje się rzeczami, których żaden dostawca zewnętrzny nie zna lepiej od niego.

Pierwszy test: piątek, szesnasta, poczta przestaje działać dla wszystkich. W wariancie etatowym odpowiedź zależy od tego, czy ta jedna osoba odbierze telefon, bo nikt nie zobowiązał jej do bycia dostępną po godzinach. W wariancie umownym odpowiedź jest zapisana: u nas standardowe warunki umowne to reakcja na zgłoszenie standardowe w ciągu 3 dni roboczych i na pilne w ciągu 12 godzin, a plany IT Business i IT Critical dostają krótsze okna ustalane indywidualnie i wpisane do umowy SLA. To, ile pracy dzieje się poza godzinami roboczymi, jest przy tym osobnym punktem umowy, a nie założeniem. Z takimi terminami można się nie zgodzić i negocjować inne — nie można ich przemilczeć.

Drugi test: gdzie jest dokumentacja. Nie „czy jest”, tylko gdzie — w jakim pliku, w czyim sejfie haseł, kto ją ostatnio aktualizował i czy da się ją przeczytać bez autora obok. Firma, która trzyma własną inwentaryzację sprzętu, listę licencji i schemat sieci, może zmienić informatyka albo dostawcę bez dramatu. Firma, która ich nie ma, jest zakładnikiem — i nie ma znaczenia, czy zakładnikiem pracownika, czy dostawcy.

Trzeci test: jak wygląda rozstanie, i warto zapytać o to na samym początku, w obu wariantach. Przy etacie: co konkretnie pracownik ma przekazać przed ostatnim dniem i kto to odbierze. Przy umowie: jaki jest okres wypowiedzenia, co dostajecie z powrotem i na kogo zarejestrowane są konta, domeny i licencje. Odpowiedź „to się jakoś ustali” też jest odpowiedzią i warto ją zapamiętać.

Uczciwie: ten tekst napisała jedna ze stron porównania. Jesteśmy tą opcją zewnętrzną i zarabiamy wtedy, gdy firma wybierze umowę zamiast etatu. Warto o tym pamiętać przy każdym akapicie powyżej — i właśnie dlatego fragment o tym, kiedy etat wygrywa, jest tu napisany wprost, zamiast zostać zbyty jednym zdaniem.

Pracujemy w modelu stałej umowy, w której zakres i czasy reakcji są na piśmie, a dokumentacja środowiska powstaje po stronie klienta i tam zostaje — konta, domeny i licencje są od początku zarejestrowane na Waszą firmę, nie na nas. Kiedy firma dorośnie do własnego działu IT, przekazujemy uporządkowane środowisko i mówimy wprost, że ten moment nadszedł. Trudniej to sprzedać niż wersję, w której zewnętrzny dostawca jest zawsze odpowiedzią — ale tylko tej wersji da się bronić po dwóch latach współpracy.