Obsługa informatyczna firm w Bydgoszczy. Wasz zewnętrzny dział IT.

Jedno i drugie. Zaczynamy zdalnie, bo to szybsze dla Was: większość zgłoszeń — poczta, konta, uprawnienia, oprogramowanie, konfiguracja — da się rozwiązać przez bezpieczne połączenie bez czekania na dojazd. Na miejsce w Bydgoszczy przyjeżdżamy tam, gdzie zdalnie się nie da: awarie sprzętu, prace przy sieci, uruchamianie stanowisk, serwery i NAS. Częstotliwość regularnych wizyt ustalamy w umowie — niektóre firmy chcą stałego dnia w miesiącu, innym wystarczy dojazd na wezwanie.

Spokojnie i bez stawiania go pod ścianą — zwykle jest on naszym najważniejszym źródłem wiedzy w pierwszych tygodniach. Podczas audytu spisujemy, co i gdzie jest: konta administracyjne, hasła do routera i Microsoft 365, umowy z dostawcami, licencje, lokalizacja kopii zapasowych. Potem przenosimy dostępy do sejfu haseł i dokumentujemy środowisko. Ta osoba przestaje być „tą od komputerów” i wraca do swojej właściwej pracy, a firma przestaje zależeć od jednej pamięci.

Da się, pod warunkiem że przejęcie jest zaplanowane, a nie nagłe. Zaczynamy od audytu jeszcze w trakcie obowiązywania poprzedniej umowy, ustalamy datę przekazania dostępów i dopiero po ich otrzymaniu przełączamy kanał zgłoszeń i monitoring. Nic nie wyłączamy przed potwierdzeniem, że mamy własny dostęp do wszystkiego, co jest potrzebne. Najczęstszy problem przy takiej zmianie to brak haseł administracyjnych po stronie klienta — im wcześniej to sprawdzimy, tym mniej niespodzianek.

Zwykle od pięciu osób w górę, ale liczba stanowisk jest gorszą miarą niż pytanie: ile kosztuje Was dzień, w którym nikt nie może pracować. Ośmioosobowe biuro rachunkowe w kwietniu traci więcej niż trzydziestoosobowa firma usługowa w lipcu. Jeśli po rozmowie uznamy, że stała umowa Wam się nie zwróci, powiemy to — i zaproponujemy pomoc doraźną zamiast miesięcznej opłaty.

Macie jeden stały kontakt do spraw współpracy i jeden kanał zgłoszeń — nie dzwonicie za każdym razem do innej osoby i nie tłumaczycie swojego środowiska od nowa. Za realizację odpowiada Jakub Zając, założyciel firmy, a do prac wymagających konkretnej specjalizacji angażujemy sprawdzonych specjalistów na potrzeby danego zadania. Nie budujemy wrażenia większej organizacji, niż jesteśmy: to jest firma inżynierska pracująca w tej skali celowo, z dokumentacją prowadzoną tak, żeby ciągłość nie zależała od jednej pamięci.

Za to, że się nie zepsuło. W tle idą aktualizacje, monitoring, przeglądy uprawnień, kontrola kopii zapasowych i testy odtwarzania — czyli praca, której nie widać dopóki jej nie zabraknie. Do tego dochodzi gotowość: zgłoszenie krytyczne ma pierwszeństwo, bo mamy umowę, a nie dlatego, że akurat ktoś ma wolne popołudnie. Co miesiąc dostajecie podsumowanie tego, co zostało zrobione, więc nie musicie wierzyć na słowo.

Kanał zgłoszeń pilnych jest dostępny stale, ale zakres pracy poza godzinami roboczymi zależy od planu i tego, co zapisaliśmy w SLA — plan IT Critical obejmuje wsparcie poza godzinami pracy w uzgodnionym zakresie. Nie obiecujemy w ofercie tego, czego nie da się zapisać w umowie. Jeśli Wasza firma pracuje na zmiany albo w soboty, mówcie o tym na pierwszej rozmowie — to zmienia zarówno zakres, jak i cenę.

Odpowiadamy za to, żeby program działał: serwer lub stanowisko, na którym stoi, bazę danych, dostępy, kopie zapasowe, aktualizacje i połączenie sieciowe. Nie zastępujemy producenta oprogramowania i nie udajemy, że znamy każdy system branżowy na rynku. Przejmujemy natomiast kontakt z jego wsparciem technicznym, żeby to nie Wasz księgowy tłumaczył się przez telefon z komunikatu błędu. W audycie sprawdzamy, czy taki system w ogóle jest objęty kopiami zapasowymi — zaskakująco często nie jest.

Do administracji środowiskiem potrzebujemy uprawnień administracyjnych, a nie dostępu do treści Waszych dokumentów — i dajemy sobie tylko te uprawnienia, które są niezbędne do wykonania zadania. Przed rozpoczęciem współpracy podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i zobowiązanie do zachowania poufności. Dostępy administracyjne są imienne i udokumentowane, więc w każdej chwili widać, kto i po co z nich korzystał.

Doradzamy, co kupić, i przygotowujemy specyfikację pod Wasze realne potrzeby, żeby laptop za pięć tysięcy nie trafił do osoby pracującej na jednym arkuszu. Sprzęt możecie kupić sami — i często tak jest taniej. Jeśli chcecie, żebyśmy zajęli się zakupem, mówimy wprost, na jakich warunkach to robimy. Nigdy nie polecamy sprzętu dlatego, że ktoś nam za to płaci, i nie mamy powodu, żeby przekonywać Was do wymiany czegoś, co jeszcze działa.

Tak. Na miejscu pracujemy w Bydgoszczy i okolicach, a zdalnie — w całej Polsce, niezależnie od lokalizacji. Przy firmie położonej dalej od Bydgoszczy ustalamy przed podpisaniem umowy, jak często realnie potrzebujecie kogoś na miejscu i czy jesteśmy w stanie to zapewnić. Wolimy powiedzieć „nie damy rady dojeżdżać co tydzień” na początku niż tłumaczyć się z tego w trakcie.

Dostajecie wszystko, co Wasze: dokumentację środowiska, inwentaryzację, hasła administracyjne i dostępy. Konta Microsoft 365, domeny i licencje od początku są zarejestrowane na Waszą firmę, a nie na nas — nie budujemy zależności na tym, że coś jest zapisane na nasze nazwisko. Okres wypowiedzenia ustalamy w umowie przed startem i proponujemy taki, przy którym rezygnacja nie jest karą. Jeśli przechodzicie do innego dostawcy albo do własnego informatyka, przekażemy mu środowisko normalnie, w rozmowie.